Het toesturen van aanvullende informatie: Hoe, Wat, Wanneer?

 

Als specialist op het gebied van kwalitatieve B2B leadgeneratie is het de story of our life. Een prospect vraagt je, voordat ze willen overwegen om een afspraak in te plannen, eerst wat informatie per mail toe te sturen zodat ze zich in hun eigen tijd even in de prospositie kunnen verdiepen. Dit is an sich natuurlijk prima, maar bij telefonische acquisitie is de kans op een afspraak in onze ervaring vaak groter dan bij acquisitie per mail. De vraag om meer informatie toe te sturen wordt immers ook regelmatig gebruikt om telefonische acquisiteurs af te wimpelen. Hoe ga je ervoor zorgen dat de afspraak uiteindelijk alsnog wordt ingepland?

Afwimpelmethode of oprechte interesse?

Allereerst ga je analyseren op welk moment in jouw gesprek je prospect vraagt om aanvullende informatie. Is dat helemaal in het begin, net nadat je jezelf hebt geïntroduceerd? Dan is de kans groot dat je bent afgewimpeld. Je kan nog vragen over welke specifieke functionaliteiten aanvullende informatie gewenst is, zodat je kan checken of er wel oprechte interesse is. Komt daar geen of onduidelijk antwoord op? Dan kan je alsnog de informatie sturen, maar opvolgen heeft in dat geval minder haast. Je kan dit best een maandje laten liggen, om vervolgens opnieuw te proberen inhoudelijk in contact te komen (wellicht met een andere persoon binnen de organisatie).

TIP: is de telefonist(e) degene die je vraagt meer info toe te sturen? Dit heeft niet veel zin. Bel liever op een later tijdstip terug en probeer de decision making unit aan de telefoon te krijgen.

Wordt er pas later in het gesprek, na jouw elevator pitch en wat inhoudelijk gespar over de propositie om meer info gevraagd? Dan is de kans aanzienlijk dat men echt uit interesse vraagt om aanvullende informatie. In dat geval is het echt van belang om het contact snel op te volgen. Deze laatste groep prospects gaat hun keuze om wel of geen afspraak in te willen plannen baseren op de informatie die jij ze toestuurt. Het is daarom cruciaal om de juiste informatie in de mail op te nemen. Welke informatie moet de mail wel (en juist niet) bevatten?

Inhoud van mail

De mail die je gaat versturen moet duidelijke en concrete informatie bevatten. Een combinatie van informatie via lopende tekst en informatie middels bijlagen (leaflets, flyers, whitepapers, e-papers, etc.) is daarbij ook een goede overweging. Vergeet niet om een linkje naar je website en je contactgegevens in de mail toe te voegen. Zorg dat jouw eigen sales pitch ook duidelijk wordt uit de informatie die je opstuurt.

Over het algemeen kun je informatie over prijsmodellen/tarieven beter bewaren om te bespreken wanneer je de prospect weer aan de telefoon hebt. Toch handig als je de reactie op je tarieven meteen meekrijgt en eventuele vragen daarover kan beantwoorden.

Sluit je mail af met de vraag of de ontvanger op korte termijn tijd ziet om de informatie even telefonisch met je te bespreken.

Opvolgen van contact via mail

Krijg je geen antwoord op je mail? Zorg dan dat je sowieso twee weken later even belt om dieper op het onderwerp in te gaan. Het is dan verstandig om niet te vermelden dat je terugbelt omdat je nog geen antwoord op je mail had, dan is de kans groot dat je wordt afgewimpeld met ‘ik heb nog geen kans gehad ernaar te kijken, maar bij interesse neem ik zelf contact op’. In plaats daarvan kun je aangeven dat je terugkomt op eerder contact over X en Y, en dat je benieuwd bent hoe Z nu binnen de organisatie geregeld wordt.

TIP: zorg ervoor dat al het mailcontact, zowel ingaand als uitgaand, netjes bijgehouden wordt in een CRM-systeem.

Meer weten over de manier waarop wij klanten helpen met telefonische acquisitie en B2B leadgeneratie? Neem vrijblijvend contact op!